一、目的

為了提高資金使用效率，降低采購成本，同時提高公司采購效率，能及時購買各項目所需物資、設備，進而保障各項目工作正常運行，保證公司利益，特制訂本制度。

二、適用范圍

用于物業管理項目中物業服務和工程維修的專項物資，維修材料、維修工具、消防、保安、保潔、綠化相關部門所需物資，以及其他未涉及的物資采購。

三、職責

（一）名譽總經理負責審批各類物資采購合同、各類物資采購申請，如《年度物資采購計劃》、《年度設備設施年度維保和增加計劃》、《月度物資采購計劃》、《月度設施維保和增加申請表》、《應急物資采購申請表》、《預算外物資采購申請表》的采購申請審批；

（二）各區域總經理負責（一）中所列項目的報銷審核，對報銷的金額、物品與申請單的相符性負責；

（三）各項目部負責物資采購、設備設施維修和增加的申請，負責現場所需物資、設備設施的進場驗收、分發、庫房管理、建立物資入庫臺賬，并定期辦理付款手續；

（四）工程管理部為物資采購定價的主管部門，負責擬訂招標（比價）工作流程和工作規范、設備采購招標和比質比價，實施采購；

（五）綜合管理部對各項目采購計劃信息匯集、核對報相關領導審簽；

（六）品質管理部負責監督采購招標、比質比價過程，審定合格供方選定結果，品質管理部對工程管理部比質比價信息進行檢查驗證，對實施采購、維保驗收過程進行監督；

（七）財務部負責對各項目物資采購、設備設施維保和增加的申請進行財務預算監控，并審核費用報銷是否符合財務管理制度；

（八） 品質管理部根據《年度物資采購計劃》、《年度設備設施年度維保和增加計劃》和《月度物資采購審核表》和《月度設備設施維保和增加審核表》等對項目采購物品類別登記臺帳、采購單據進行抽檢核對；

四、原則

根據需采購物資的性質，制定年度物資采購計劃，在不突破年度物資采購計劃的原則下，工程管理部實施采購。

1、各項目于每年12月15日前按照上一年度物品實際使用情況以及年度工作計劃，提出下一年度《年度物資采購計劃》與《年度設備設施年度維保和增加計劃》。

2、品質管理部將會同工程管理部對各使用部門上報的《年度物資采購計劃》與《年度設備設施年度維保和增加計劃》進行審核，在每年12月底前確定合理性，并報名譽總經理進行審批；

3、各部門每月25號填寫《月度物資采購審核表》需與《年度物資采購計劃》方案相符合，《月度設備設施年度維保計劃》同理。

4、各部門每月25號根據年度物資采購計劃、實際庫存量是否符合月度工作計劃，提出《預算外物資采購申請表》。

（二）應急、預算外物資采購原則

1、應急、預算外物資采購為月度物資采購計劃之外，因設施、設備的故障需及時組織搶修、公司臨時發生的重大活動所需物品以及因工作計劃的變化產生的采購行為填寫《應急物資采購申請表》和《預算外物資采購申請表》。

2、每月應急、預算外物資采購額度不得超過每月正常預算額度的15%。連續兩個月超出每月正常預算額度的10%，則對所在單位（項目）負責人扣罰當月工資2000元。

3、應急、預算外物資采購物資前需先告知名譽總經理。

五、采購申報流程

（一）、《年度物資采購計劃》、《年度設備設施年度維保和增加計劃》方案：

由項目各部門負責人提出書面采購計劃方案，項目經理匯總審核提交到區域總經理，區域總經理每年12月15日前審核完畢報公司綜合管理部匯總，綜合管理部匯總完畢報公司工程管理部、品質管理部審核，簽字認可后于12月底報名譽總經理進行審批。名譽總經理審批通過，綜合管理部分類回復各項目，同時在品質管理部備案。

（二）、月度物資采購、月度設備設施年度維保和增加：

由項目各部門負責人每月25號填寫《月度物資采購審核表》、《月度設備設施年度維保和增加申請表》。項目經理匯總審核提交書面采購申請到區域總經理，區域總經理每月29日前審核完畢報公司綜合管理部匯總，每月3日前工程管理部審核完畢交公司綜合管理部，綜合管理部匯總整理報名譽總經理進行審批。名譽總經理審批通過，綜合管理部分類回復到各項目，同時在品質管理部備案。

（三）、應急物資采購：

由項目部門負責人報項目經理，項目經理向區域總經理匯報，區域總經理將處理方案和所需采購物資方案，直接報名譽總經理，名譽總經理審批同意，交由工程管理部緊急采購、組織維修。申報項目部門負責人將簽《應急物資采購申請表》補簽到區域總經理后報綜合管理部，綜合管理部匯總報名譽總經理簽字。名譽總經理審批通過，綜合管理部分類回復到各項目，同時在品質管理部備案。

（四）物資入庫

采購回來的物資由提出采購計劃的部門負責人等驗收，驗收合格后交庫管員辦理入庫手續并填寫物資入庫單，建立物資入庫臺賬。

（五）物資領用

物資采購入庫后，庫管人員負責通知各需求部門領用物資，建立物資出庫領用單，做好登記，建立物資出庫臺賬。

（六）報銷

在驗收合格無誤的物資采購入庫后的原則下，申請采購人員以《費用報銷單》的形式向公司財務管理部提出報銷申請，并附上經審批完成的相關表格、及相應正規發票，在與采購計劃方案相一致的情況下，無需名譽總經再審批簽字，區域總經理簽批；如與采購計劃方案出現出入，則需要通過相關人員、部門予以審核、審核后分類匯總完畢后交綜合管理部，綜合管理部報名譽總經理。名譽總經理審批通過，綜合管理交還各物資采購部門。