序言：

說到檔案管理員，不少人會(huì)不屑一顧，覺得這個(gè)崗位根本沒有什么難度，無非是整理整理資料，然后歸檔成冊(cè)，把同類的資料整合到一起，放入檔案庫。

其實(shí)不然，檔案管理員是一個(gè)相當(dāng)有技術(shù)含量的崗位，因?yàn)闄n案管理員不僅要把資料歸檔，還需要知曉什么樣的資料放在了何處，以便后期需要調(diào)檔案的時(shí)候，可以在最短的時(shí)間內(nèi)調(diào)出來。

而官方的檔案員，則更為重要，因?yàn)樵诤芏嚓P(guān)鍵的時(shí)候可以起到“扭轉(zhuǎn)乾坤”作用。

不過隨著科技的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和普及，則使得這一工作更為簡(jiǎn)單和方便，需要什么資料，只需要在計(jì)算機(jī)中輸入相應(yīng)的關(guān)鍵字，自然就可以調(diào)出自己想要的數(shù)據(jù)。

在古代，文書檔案和庫房的管理，也是一門大學(xué)問，那么在沒有計(jì)算機(jī)輔助的古代，古代重要的文書檔案和庫房又是怎么管理的呢？

當(dāng)我們帶著這個(gè)疑問穿越幾千的時(shí)光隧道看向秦代官員的時(shí)候，他們卻向我們回答：我們不僅有專職人員，還有嚴(yán)格的制度。

本篇筆者就和您聊聊秦代的官員是如何管理文書檔案和庫房的，不過我們還得從文書檔案的起源說起。

檔案館

殷商時(shí)期文書檔案的管理已有制度。

惟殷先人有冊(cè)有典，殷革夏命?！渡袝ざ嗍俊?/p>

古代的檔案管理員，其實(shí)與記錄和編撰歷史的史官是有著諸多的聯(lián)系，而在先秦時(shí)期，文書檔案的管理工作其實(shí)也是史官在做，后來才慢慢分離開來。

至于這項(xiàng)工作的起源在何時(shí)，沒有準(zhǔn)確的文獻(xiàn)可考，不過在殷商時(shí)期，已經(jīng)有了明確的記錄，正如上述《尚書》的記錄所言，意思是殷商的祖先已經(jīng)有了書冊(cè)和典籍，其中還記載了殷商王朝“革”了夏朝的命。

從這里我們也可得知，在殷商時(shí)期已經(jīng)有了“冊(cè)”和“典”，其實(shí)這就是殷商時(shí)期的“檔案”，而且從此時(shí)起古人已經(jīng)對(duì)檔案有了分類保管的意識(shí)。

殷商時(shí)期記載文書檔案的“甲骨”

此后，周朝取商朝而代之，檔案管理也形成了相對(duì)完成的體系，并且設(shè)置的“大史”一職，主管檔案管理的工作，而且人數(shù)也并不少，如《周禮·春官》記載：大史，下大夫二人、上士四人。

而大史的工作內(nèi)容就是“掌建邦之六典，以逆邦國之治”，意思就是大史掌握著國家的六種法典和天下各國上繳的實(shí)際治理國家的文書。

秦代的“檔案管理員”。

經(jīng)過春秋戰(zhàn)國的亂世，檔案管理的工作一直在延續(xù)，到了秦滅六國，秦國建立起了秦王朝，也制定了相應(yīng)的法律來支撐檔案管理工作的順利進(jìn)行，當(dāng)然也對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行了細(xì)化和分工，專門設(shè)置了御史、內(nèi)史和令史，具體這三者是如何分工的呢？

• 先說御史。

歲讎辟律于御史。——《睡虎地秦簡(jiǎn)·尉雜》

這句話的意思就是每年的年底相關(guān)的官員都要到御史處核對(duì)刑律的變化之處，這也就道明了御史是專門管理律法檔案的官員，國家法令如果有所變更，要在御史這里“備案”，之后其他官員再到御史這里核實(shí)，以便被修改的律法得以頒行全國。

《秦律》

當(dāng)然，御史是中央設(shè)置的官員，那么要和御史核對(duì)法令的官員，應(yīng)當(dāng)是各地掌管法律的官員，只有如此，才能保證中央的法令可以準(zhǔn)確無誤地貫徹到地方，而地方和中央的法令才能保持一致。

• 再說內(nèi)史。

都官歲上出器求補(bǔ)者數(shù)，上會(huì)九月內(nèi)史?！端⒌?span id="yqmkgsqmmw6" class="candidate-entity-word" data-gid="3182821">秦簡(jiǎn)·內(nèi)史雜》

稻后禾熟，計(jì)稻后年……上內(nèi)史。——《睡虎地秦簡(jiǎn)·倉律》

從上述兩則記載，我們可以得知，內(nèi)史其實(shí)就是管理賬務(wù)文書檔案的官員，如第一則記載的意思就是官員需要每年上報(bào)已經(jīng)注銷而需要補(bǔ)充器物的數(shù)量，這個(gè)數(shù)字還必須在每年九月上報(bào)到內(nèi)史，第二則記載的意思是稻如在谷子之后成熟，應(yīng)把稻計(jì)算在下一年的帳上……到每年十月用牘寫明數(shù)量上報(bào)內(nèi)史。

而內(nèi)史一職還是專職，并不是其他官吏可以兼職的，如《內(nèi)史雜》記載：下吏能書者，勿敢從史之事，說的就是即使其他的官員很擅長(zhǎng)書寫，那也是不能從事內(nèi)史一職。

秦簡(jiǎn)博物館

說到這，可能不少人會(huì)說了，既然內(nèi)史是專職，那一般人不了解內(nèi)史的工作，又怎么做到專職的呢，其實(shí)不用擔(dān)憂，因?yàn)榍卮袑ｉT培養(yǎng)內(nèi)史（史官）的機(jī)構(gòu)，而且還規(guī)定了只有史官的后代，才可以去里面“深造”，即“非史子，毋敢學(xué)學(xué)室，犯令者有罪”，所以這點(diǎn)也可以理解為內(nèi)史是“世襲”的。

• 最后再說令史。

毋敢以火入藏府書府中，吏已收藏，官嗇夫及吏夜更行官，毋火，乃閉門戶，令令史循其廷府。——《睡虎地秦簡(jiǎn)·內(nèi)史雜》

上述記載其實(shí)也是說明了令史的工作重點(diǎn)在于巡視檔案庫房，秦代的文書檔案多為竹簡(jiǎn)，防火則是檔案管理中的重要一環(huán)，所以秦代專門設(shè)置這樣一個(gè)官職，也在情理之中。

此外，令史在特殊情況下還可以代替官嗇夫?qū)τ跈n案或者庫房進(jìn)行直接管理，當(dāng)然也僅僅只是特殊情況下，畢竟內(nèi)史的職責(zé)，還是以監(jiān)督和巡視為主。

秦代檔案管理的副本制度。

法令皆副，置一副天子之殿中，為法令為禁室，有鋌鑰?！渡叹龝ざǚā?/p>

秦代官方的“檔案管理員”已經(jīng)有了專職人員，那么相應(yīng)的管理制度自然也少不了，不過相關(guān)的制度并不是在秦朝時(shí)期才確立的，而在商鞅變法時(shí)期的秦國就已經(jīng)確立了。

正如上述《商君書》中所記載，說的就是法律或者其他重要檔案都是有副本的，而且這些副本都被保管在禁室之中，配有專門的鎖和鑰匙，并且用封印給封上，這就保證了當(dāng)法律的正本損壞之后，副本的存在還能保證有法可依。

秦代官員呈遞文書

說到這，不少人就會(huì)想了，萬一相關(guān)管理人員動(dòng)了“壞心思”，擅自修改了副本，這樣不就造成了法律不一，檔案管理工作不是出現(xiàn)了大漏洞嗎，不慌，這點(diǎn)《商君書》中也有應(yīng)對(duì)的措施，那就是進(jìn)入禁室偷看禁室的法令以及刪改禁室法令一個(gè)字以上的，那都是死罪，即“及禁剟一字以上，罪皆死不赦”。

那么這種制度到了秦王朝建立之后，還被延續(xù)了嗎，當(dāng)然被延續(xù)了，《睡虎地秦簡(jiǎn)·內(nèi)史雜》記載：縣各告都官在其縣者，寫其官之律，意思是說各縣應(yīng)該告知各縣官員，讓其抄寫各縣所實(shí)施的法令，這里所抄寫出來的律法，很明顯也是一種法令的副本。

秦代檔案庫房的禁火制度。

我們?cè)谏衔臄⑹隽钍返穆氊?zé)時(shí)已經(jīng)提到，檔案庫房的管理是“禁火”的，這點(diǎn)也被寫入了《秦律》，所以也是一種保護(hù)檔案或者庫房的制度。

這也就是說在為檔案室或者庫房選址建造時(shí)，防火也是最基本的一點(diǎn)，并不是隨隨便便在宮中格外找出一間房子，然后就萬事大吉了。

《睡虎地秦簡(jiǎn)·內(nèi)史雜》還規(guī)定：節(jié)新吏舍，毋依臧（藏）府、書府，也就是說，為官吏建造住房宿舍的時(shí)候，不能挨著藏府和書府，這里也就是指的是倉庫和檔案室了。

秦人書寫文書（場(chǎng)景）

官員的宿舍為何不能挨著這些地方呢，很顯然是出于安全方面的考慮，畢竟官員居住的地方那是肯定會(huì)有明火的，比如寒冷的冬季，那就需要在室內(nèi)生火取暖，這是有著火的安全隱患的，謹(jǐn)慎的選址，其實(shí)也是更好地保護(hù)文書檔案的一種措施。

為了進(jìn)一步貫徹檔案庫房禁火這一制度，秦代設(shè)置了內(nèi)史一職，上文我們已經(jīng)提到，這一官職就是巡視檔案庫房，每次關(guān)閉巡視完檔案庫房準(zhǔn)備關(guān)閉時(shí)，那都要先檢查一遍，確認(rèn)沒有火源之后才能關(guān)閉。

秦代檔案管理員失職后的處罰。

盜封嗇夫可論？廷行事以偽寫印?！端⒌厍睾?jiǎn)·法律答問》

既然秦代對(duì)于檔案管理工作十分重視，那么保密工作和官員失職后的具體處罰則也有相應(yīng)的規(guī)章制度，比如上述記載，就是說官員要遵從文書檔案的保密制度，隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，現(xiàn)在檔案管理工作的保密只需要設(shè)置加密密碼，似乎就解決了這一問題，那么古人又是如何“加密”檔案的呢？

也很簡(jiǎn)單，用泥封，也就是在文書檔案上添加封泥，并且在封泥上加蓋官印，尤其是在傳遞重要文書時(shí)，這點(diǎn)更是被普遍運(yùn)用，秦之后的歷代也一直在沿襲。

睡虎地秦簡(jiǎn)

這項(xiàng)舉措在現(xiàn)在看來似乎很小兒科，不過在古代確實(shí)解決了大問題，畢竟加蓋了官印的封泥，一經(jīng)被破壞，想要復(fù)原，幾乎再無可能，而接受文書之人，看到被破壞的封泥的文書，自然會(huì)知道其中自有蹊蹺，倘若在傳遞途中不小心破壞的，那求證真?zhèn)蝿t是必不可少的一步了。

為了進(jìn)一步讓負(fù)責(zé)檔案或庫房管理的官員官員盡職盡責(zé)，秦代還設(shè)置對(duì)官員失職后的處罰制度，分為情節(jié)嚴(yán)重，主要有罰沒財(cái)物、相關(guān)人員連帶受罰和撤職流放等處罰。

• 罰沒財(cái)物。

發(fā)偽書，弗智，貲二甲?！端⒌厍睾?jiǎn)·法律答問》

秦代對(duì)于違規(guī)官員的罰款，并不是像現(xiàn)在一樣，罰沒實(shí)實(shí)在在的金錢，而是罰繳鎧甲，不過也有學(xué)者認(rèn)為是罰沒制造鎧甲的金錢，此時(shí)暫不細(xì)論。

而上述引用就是說，如果在接受偽造的文書的時(shí)候，沒有發(fā)現(xiàn)文書是偽造的，那么就要受到處罰，處罰的標(biāo)準(zhǔn)“貲二甲”，也就是罰兩套鎧甲（或同等價(jià)值的金錢）。

出土的秦簡(jiǎn)

沒有發(fā)現(xiàn)發(fā)現(xiàn)文書是假的都要受罰，可想而知，那么偽造文書或者檔案，必然會(huì)受到更為嚴(yán)厲的處罰，其處罰的力度，必然不只是罰沒財(cái)物那么簡(jiǎn)單。

• 連帶罰款。

官嗇夫貲二甲，令、丞貲一甲……其它冗吏、令史掾計(jì)者，及都倉、庫、因、亭嗇夫坐其離官屬于鄉(xiāng)者，如令、丞?！端⒌厍睾?jiǎn)·法律答問》

連坐法，是《秦律》中的一大“特色”，而管理文書檔案或者庫房的官員出了紕漏或者違反了相關(guān)規(guī)定，那么其他相關(guān)的官員被連坐，也是無可避免的。

不過根據(jù)官職大小，受罰的力度也不同，官職越大，責(zé)任也就越大，被處罰的力度也會(huì)大，比如上述引用中的“令史掾”其實(shí)就是令史的屬官，也就是說管理文書檔案或者庫房的官嗇夫有了問題，那么令史的屬官也要受罰，官大的罰沒兩套鎧甲（或同等金錢），官小的罰沒一套鎧甲（或同等金錢）。

• 撤職流放。

吏自佐、史以上負(fù)從馬、守書私卒，令市取錢焉，皆遷?！端⒌厍睾?jiǎn)·秦律雜抄》

管理文書檔案或者庫房的官員會(huì)出現(xiàn)大問題嗎，當(dāng)然會(huì)，萬一出了大問題，也并不是單單罰款那么簡(jiǎn)單了，情節(jié)嚴(yán)重的，還要被撤職流放。

睡虎地秦簡(jiǎn)墻

比如上述記載就是說看守文書檔案或者庫房的官員，如果因?yàn)樽约郝殑?wù)的便利，以文書檔案或者庫房里的物品來謀取私利，而一旦被發(fā)現(xiàn)，沒有討價(jià)還價(jià)的余地，直接就會(huì)被撤職流放，由此亦可見，秦代對(duì)于文書檔案和庫房的管理工作，是十分重視的。

管理文書檔案或者庫房的官員因失職或者違法了法律法規(guī)被撤職流放，勢(shì)必會(huì)造成崗位的空缺，那么秦代對(duì)于這個(gè)問題又是怎么處理的呢？

《睡虎地秦簡(jiǎn)·效律》記載：實(shí)官佐、史被免、徒，官嗇夫必與去者效代者，意思是管理庫房的官員佐或者史如果被免職或者被流放，接任者必須要先與離職者進(jìn)行核驗(yàn)，如果在交接的過程中，發(fā)現(xiàn)了庫房的財(cái)務(wù)或者文書檔案有不符的情況，那就要追究責(zé)任了。

古代秦簡(jiǎn)

此外，如果在交接工作之時(shí)，繼任者沒能看出問題，這還不要緊，因?yàn)槔^任者的任期不滿一年（通常說法），發(fā)現(xiàn)了其中是有問題的，那么還是前任的管理員承擔(dān)失職的責(zé)任，如果超出這個(gè)期限呢，那就不好意思了，不管繼任者在接替工作時(shí)有無核驗(yàn)，出了問題，那都是繼任者承擔(dān)責(zé)任。

結(jié)束語：

綜上所述，秦代對(duì)于文書檔案和庫房的管理是十分重視，不僅設(shè)置有專職官員，還有嚴(yán)格管控制度的制度，并且一些管控制度，至今依然有借鑒意義。

不過話又說回來，秦王朝在歷史上雖然曇花一現(xiàn)，二世而亡，但是它的制度卻是空前完善的，由文書檔案庫房的管理，我們也能看出，《秦律》在當(dāng)時(shí)是一部空前完善的法律，漢朝取代秦朝，但是卻沿襲了秦朝的制度。

這也說明了秦王朝的衰亡并不是因?yàn)橹贫炔幌冗M(jìn)，而是推行這些新制度時(shí)操之過急，在短時(shí)間內(nèi)激化了社會(huì)各方面的矛盾，再加上秦二世、趙高等人的胡作非為，秦朝二世而亡，其實(shí)亦在情理之中。

對(duì)此，您怎么看？

參考文獻(xiàn)：《睡虎地秦簡(jiǎn)》、《秦律》、《商君書》、《尚書》、《周禮》等。

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