案例 – 記錄和管理知識產權臺賬，用 SeaTable 表格很方便
臺賬是為企業為了加強某方面的管理，更加詳細地了解信息而設置的一種賬簿。知識產權臺賬也同樣如此，知識產權專員可把企業的商標、專利、著作權等重要的知識產權，記錄到一個電子表格中，全面集中管理。而用 SeaTable 表格來管理則更加方便，它作為新型的協同表格和信息管理工具，功能豐富，用它就可以快捷地搭建知識產權管理臺賬，比專門的軟件系統更簡單靈活，誰都可以上手使用。輕松實現知識產權管理工作信息化，申請流程線上化，臺賬數據可視化，讓臺賬記錄可預警，可追溯，有跡可循，讓工作更規范和高效。
知識產權臺賬表
下面就以一個知識產權臺賬管理表為例，來分享我是怎么使用的。當然，案例僅是作為思路和技巧分享，在實際工作中，大家可以靈活使用。主要包括以下內容：
- 用表格的不同子表分類集中管理知識產權臺賬
- 通過設置“提醒規則”、“自動化規則”實現臺賬自動預警通知
- 用“數據收集表”輕松實現知識產權線上申請和自動匯總
- 通過統計功能對臺賬數據實時可視化分析
分別來看。
用不同子表分類集中管理知識產權臺賬
商標、專利、著作權等都屬于企業的重要知識產權，但又屬不同分類，所記錄的字段信息不一致，所以在 SeaTable 中創建一個「知識產權臺賬管理表」后，增加了不同子表來分別記錄。從左至右，前四個子表記錄各分類臺賬，最后一個子表用于實現知識產權的線上申請和自動匯總。這樣，用一個表格就把企業的知識產權都集中記錄到一起了。
用子表來記錄相關信息，這里分享幾點：
一是如果需要導入數據，這個表格支持靈活的導入場景，如添加表格時選擇直接導入、創建子表時直接導入、在已有子表中導入新數據等。但直接在 SeaTable 表格中來記錄數據會更加方便。它也有完善的 Python API 可實現自定義數據處理流程；
二是在 SeaTable 表格中直接記錄數據時，可以利用它豐富的列類型，把零散的信息資料都組織到一起，比如在「專利臺賬」中，就用到了單選、文件、日期（多格式）等列類型，非常方便。比如創建單選標簽后，雙擊單元格就可以選擇一個單選項；雙擊單元格就可以選擇日期；文件列可上傳多種類型電子文件并支持下載全部時自動命名。如下圖：
列類型
三是當創建好一個子表后，再創建其他子表時，可通過復制子表并選擇不復制記錄，來為另一個子表快速創建列，后續再調整即可。如下圖：
復制子表
通過“提醒規則”、“自動化規則”自動預警臺賬
當管理的臺賬記錄越來越多，完全靠人工盯著知識產權有效期、重要記錄變動等事項，很難保證及時性和高效化辦公。這時用表格的自動化提醒功能，就能輕松對臺賬進行預警管理。比如：
通過設置“提醒規則”，對「商標臺賬」中每個商標的“有效期”進行監控，提前90天自動發送提醒通知給經辦人，通知的消息還可以自定義 引用列的內容。演示如下：
提醒規則
通過設置“自動化規則”，對「知識產權申請表」中自動匯總的“加急”申請，在實時自動發送提醒的同時，還發送該申請的“申請編號”、“申請人”、“產權名稱”到企業微信群。當然，它也有發送郵件、修改記錄、鎖定記錄等自動操作。演示如下：
自動化規則
用“數據收集表”實現知識產權線上申請和自動匯總
在知識產權申請這個工作流程上，如果知識產權專員還是完全通過線下、工作群等去一對多的收集、匯總、整理，不僅容易出錯，工作效率也會很低。而在這個臺賬表格中，通過在「知識產權申請表」上創建一個數據收集表，就可以輕松實現申請的規范化收集、自動匯總和整理。
在表格右上角的“表單”中，可以創建傳統的表單和新型的數據收集表，它們都可以把收集的數據實時自動匯總到表格。
其中，數據收集表是表格界面，填寫人打開共享鏈接或二維碼后，可以按我們設置好的字段填寫一行或多行數據，每個人只能查看、填寫和修改自己的數據，所有人填寫的數據實時自動保存和匯總，并進入到已設置好視圖條件的各個表格視圖里，收集人也就是表格管理員可以看到所有數據。
來看下操作，創建「知識產權申請表」，設置好需要申請人填寫的字段并選擇合適的數據類型，就可以進入“表單”去創建一個數據收集表了。比如：
- 申請編號：用了“自動序號”類型，可設置格式，可重置序列號。填寫人增加行時就會自動顯示出申請編號。
- 加急：用了“勾選”類型，對于要加急的申請，填寫人勾選即可。
- 提交人、提交時間：分別用了“創建者”、“創建時間”，它們會自動記錄增加行的用戶昵稱、系統時間。
- 反饋：用了“長文本”類型，并設置了只有管理員可編輯。用于輔助知識產權專員實時反饋，申請人可以隨時查看。
創建數據收集表，演示如下：
數據收集表
通過“統計”對臺賬全盤數據分析實時可視化
對知識產權臺賬的多維度分析、報表統計等，可以通過表格的“統計”功能和“高級統計”插件來快速實現，圖表類型豐富，設置非常簡單，初次創建后，自動更新。可以隨時打開查看。圖表還可以導出。
統計：可創建統計表格、基礎的統計圖表，快速完成數據透視
統計
高級統計：一鍵添加插件，內置BI能力，統計圖表類型豐富，可增加多個儀表盤，分類清晰，可視化一目了然
高級統計
總結
知識產權部門用一個 SeaTable 表格就輕松建立了臺賬系統，讓企業的知識產權管理工作實現了從線下到線上，從散亂到集中，從無序到規范，分門別類，清晰可控，永久記錄，可預警，可多維度統計分析，大大方便了公司知識產權的日常管理維護。
另外，在臺賬表格的權限管控方面，它也很細致，比如可設置子表的查看行、增加行、刪除行、編輯行權限，可共享單個視圖，可自定義共享；可對全部用戶或共享用戶設置是否可復制、導出、打印等權限，能滿足知識產權專員、管理層、普通員工或臨時協作人員的使用場景。對于不能共享又有查詢需求的場景，它還提供了“數據查詢”等外部應用。這些，大家都可以靈活去使用。
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